ZAPYTANIE OFERTOWE
dotyczące wyboru Przyjmującego zamówienie obsługi plenerowego wydarzenia profilaktycznego z zakresu zdrowia psychicznego w szczególności obsługi scenicznej, cateringowej, atrakcji w formie wydarzenia „Zdrowo, sportowo, międzypokoleniowo - profilaktyka zdrowia psychicznego dla całej rodziny” w ramach projektu pn. „Program zintegrowanych działań zdrowotnych, społecznych i socjalnych w procesie zdrowienia osób z doświadczeniem choroby psychicznej etap II”.
Termin składania ofert: 22.06.2023
I. UDZIELAJĄCY ZAMÓWIENIA
Wrocławskie Centrum Zdrowia Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000062603, adres: ul. Podróżnicza 26/28, 53-208 Wrocław, NIP: 8942460800, REGON: 000313331, BDO 000117707,
II .TRYB POSTĘPOWANIA
Niniejsze postępowanie prowadzone jest z zachowaniem konkurencyjności wymaganej przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, określonej w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, bez zastosowania procedur określonych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych.
Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania będzie wykonane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji równego traktowania wykonawców.
Projekt realizowany jest w ramach Działania 4.1 Innowacje społeczne, Osi priorytetowej: IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
CPV: 92622000-7 Usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych
- Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie:
Podmiotu do realizacji plenerowego wydarzenia profilaktycznego sportowo-rekreacyjnego połączonego z piknikiem rodzinnym w dniu 24 czerwca w godzinach 10:00-13:00 w Hali Orbita we Wrocławiu i terenie do niej przyległym w Parku Zachodnim.
Ramowy program wydarzenia:
- w dniu imprezy w godzinach 8:30-9:45 przeprowadzenie zapisów zawodów dla 200-220 zawodników,
- w godzinach 10:00-13:00 przeprowadzenie zawodów sportowych na trasie nordic walking (2 km) oraz trasie biegowej (4 km),
- - w godzinach 10:00-13:00 na terenie Hali Orbita przygotowanie festynu dla 450-480 osób z atrakcjami sportowymi i międzypokoleniowymi dla rodzin uczestników zawodów wraz ze stanowiskiem edukacyjnym dotyczącym profilaktyki i promocji zdrowia psychicznego.
IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
- 06.2023 r. w godzinach 8:30-13:00;
- Udzielający zamówienia zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji umowy na skutek wystąpienia okoliczności niezależnych i niezawinionych przez Udzielającego zamówienie.
- Udzielający zamówienie zastrzega sobie możliwość zmiany programu wydarzenia.
V. ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Przyjmujący zamówienie, którzy posiadają:
- doświadczenie w zakresie realizacji zawodów sportowych i wydarzeń plenerowych,
- sytuację ekonomiczną i finansową zapewniającą terminowe i zgodne z wymaganiami wykonanie zamówienia,
- posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny do wykonania zamówienia,
- dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
- posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, jeżeli są wymagane przepisami prawa.
Zadania Przyjmującego zamówienie:
- Wyznaczenie i oznakowanie dwóch tras (trasy biegowej – 4 km i trasy nordic walking – 2 km) na terenie Parku Zachodniego we Wrocławiu ze stanowiskami start - meta w pobliżu Hali Orbita;
- Przeprowadzenie zapisów w trzech kategoriach wiekowych:
- 60-66 lat
- 67-74 lata
- 75 +
Z podziałem na płeć oraz konkurencje (bieg, nordic walking);
- Zapewnienie sędziów zawodów;
- Zapewnienie wody uczestnikom zawodów;
- Zapewnienie uczestnikom zawodów posiłku regeneracyjnego;
- Zapewnienie nagłośnienia plenerowego i konferansjera podczas wydarzenia;
- Przygotowanie nagród, dyplomów, medali dla uczestników zawodów;
- Przygotowanie (festynu) dla kibiców i rodzin uczestników zawodów z atrakcjami sportowymi i międzypokoleniowymi t.j. zagadki, konkursy itp.
- Zapewnienie opieki medycznej uczestnikom zawodów i festynu;
- Przygotowanie stanowiska edukacyjnego z zakresu profilaktyki i promocji zdrowia psychicznego, w którym uczestnicy zawodów oraz ich rodzina i bliscy będą mogli uzyskać informację o kompleksowej pomocy dotyczącej poprawy jakości działań w obszarze zdrowia psychicznego;
- Sprzątanie i wywóz śmieci pozostawienie porządku na terenie tras wyścigu oraz festynu
- Zapewnienie przewozu niezbędnych materiałów i sprzętów do przeprowadzenia wydarzenia;
- Zapewnienie sanitariatów na terenie wydarzenia;
- Wynagrodzenie Przyjmującego zamówienie zawiera wszystkie koszty związane z realizacją zadania.
VI. WARUNKI WSPÓŁPRACY:
- Współpraca z Przyjmującym zamówienie, który zostanie wybrany w ramach niniejszego konkursu, odbywać się będzie w oparciu o umowę cywilno- prawną lub rachunek (działalność gospodarcza).
- Udzielający zamówienie zapłaci wynagrodzenie zgodne z ofertą Przyjmującego zamówienie w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionego rachunku/ faktury na podstawie podpisanego protokołu zdawczo/ odbiorczego.
- Wynagrodzenie Przyjmującego zamówienie wskazane w pkt 2 zawiera wszystkie koszty związane z realizacją zadania.
VII. WARUNKI ZMIANY UMOWY
Udzielający zamówienie przewiduje możliwość zmiany umowy o udzielenie zamówienia w następujących okolicznościach:
- warunki oraz termin płatności, w szczególności w przypadku konieczności uwzględnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy o udzielenie zamówienia, jak również w przypadku gdy ze względu na interes Udzielającego zamówienie zmiana warunków oraz terminu płatności jest konieczna;
- sposób wykonania przedmiotu zamówienia, w szczególności gdy zmiana sposobu realizacji zamówienia wynika ze zmian w obowiązujących przepisach prawa bądź wytycznych mających wpływ na wykonanie zamówienia;
- zmiana terminu realizacji zamówienia, jeżeli z przyczyn organizacyjnych nie będzie możliwości przeprowadzenia usługi w założonym terminie;
- Udzielający zamówienie zastrzega sobie możliwość rezygnacji (bez konsekwencji finansowych) z realizacji zamówienia;
- w przypadku, gdy wybrany Przyjmujący zamówienie odstąpi od podpisania umowy, Udzielający zamówienie podpisze umowę z kolejnym Przyjmującym zamówienie, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał najwyższą liczbę punktów.
VIII. LISTA DOKUMENTÓW/ OŚWIADCZEŃ WYMAGANYCH OD PRZYJMUJĄCEGO ZAMÓWIENIE:
- formularz oferty- na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
- oświadczenie dotyczące spełnienia warunków udziału lub oświadczenie o rekomendowanych osobach w przypadku oferty składanej przez firmę, która wyznacza osobę do realizacji zamówienia - na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;
- oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania ofertowego;
IX. INFORMACJE O WYKLUCZENIU Z POSTĘPOWANIA KONKURSOWEGO:
Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Udzielającym zamówienie (Liderem i Partnerem projektu) osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Udzielającym zamówienie lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Udzielającego zamówienie lub osobami wykonującymi w imieniu Udzielającego zamówienie czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Przyjmującego zamówienie a Przyjmującym zamówienie, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
- z udziału w postępowaniu wyłączone są również osoby będące pracownikami Lidera i Partnerów projektu (Udzielającego zamówienie i/lub jego Partnerów).
W związku z powyższym Przyjmujący zamówienie zobowiązany jest do podpisania stosowanego oświadczenia, określonego w załączniku nr 4 do zapytania ofertowego. Przyjmujący zamówienie, którzy nie podpiszą w/w oświadczenia zostaną odrzuceni.
Udzielający zamówienia nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
XI. MIEJSCE, SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT
- Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie oznakowanej w następujący sposób:
OFERTA- ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru Przyjmującego zamówienie działań w szczególności zajęć psychoedukacyjnych i sportowych w formie wydarzenia „Zdrowo, sportowo, międzypokoleniowo” w ramach projektu pn. „Program zintegrowanych działań zdrowotnych, społecznych i socjalnych w procesie zdrowienia osób z doświadczeniem choroby psychicznej etap II”.
Oferty należy składać w siedzibie jednostki Udzielającego zamówienie, w rejestracji pod adresem:
Centrum Zdrowia Psychicznego
ul. Aleksandra Ostrowskiego 13 C
53-238 Wrocław
do dnia 22.06.2023;
mailowo na adres: akonik@spzoz.wroc.pl
lub pocztą tradycyjną na adres Centrum zdrowia Psychicznego
ul. Aleksandra Ostrowskiego 13 C, 53-238 Wrocław (obowiązującą będzie data wpływu).
- Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji (wraz z upoważnieniem jeśli dotyczy), strony oferty powinny być ponumerowane. Złożenie oferty po terminie oraz w innej formie skutkować będzie jej odrzuceniem. Oferty niekompletne nie będą podlegały ocenie. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Oferent. Udzielający zamówienie zastrzega możliwość wezwania Oferenta do uzupełnienia braków formalnych w ofercie.
Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Udzielającego zamówienie w dniu 23.06.2023 o godzinie 9:00.
XII. OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
- Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na złożenie ofert o takiej samej cenie podanej przez Oferenta, Udzielający zamówienie wezwie Oferentów do złożenia ofert dodatkowych w terminie wskazanym przez Udzielającego zamówienie. Oferenci w składanych ofertach dodatkowych nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w wyjściowych ofertach.
- O wyborze do realizacji oferty najkorzystniejszej Udzielający zamówienie zawiadomi wszystkich Oferentów poprzez umieszczenie informacji na stronie https://www.spzoz.wroc.pl/ w zakładce
bip/zamowienia-publiczne/zapytania-ofertowe. - Oferent przed upływem terminu złożenia oferty może zmienić lub wycofać swoją ofertę składając pisemne oświadczenie. Oferta wycofana nie będzie rozpatrywana.
- W toku oceny ofert Udzielający zamówienie może żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących złożonej oferty.
- Udzielający zamówienie zastrzega sobie możliwość prowadzenia dalszych negocjacji z wybranymi Oferentami, także cenowych w przypadku złożenia oferty na cenę wyższą niż przewidziana w budżecie projektu.
- Ocenie merytorycznej podlegają tylko oferty spełniające kryteria formalno- merytoryczne. W przypadku braku załączonych do Oferty wymaganych niniejszym zapytaniem ofertowym dokumentów, Udzielający zamówienie ofertę odrzuca.
XIII. WARUNKI UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA
Udzielający zamówienie zastrzega sobie prawo do unieważnienia/ anulowania postępowania w każdym momencie bez podania przyczyny.
XIV. KRYTERIA WYBORU OFERTY
Ocena nastąpi na podstawie wypełnionego formularza oferty.
Kryteria wyboru oferty:
- Cena- 100%
powinna być podana w złotych wraz ze wszystkimi należnymi podatkami i obciążeniami. Punkty przyznawane za kryterium „cena” będą liczone wg następującego wzoru:
C= (Cmin:Cb)x100
C- liczba punktów przyznana danej ofercie,
Cmin- najniższa cena spośród ważnych ofert,
Cb- cena obliczona badanej oferty
Maksymalna liczba punktów do uzyskania przez Oferenta w kryterium „cena” wynosi 100. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
XV. DODATKOWE INFORMACJE
- W ramach zamówienia nie istnieje możliwość składania ofert częściowych/ wariantowych;
- Oferent zobowiązany jest ofertą przez okres 30 dni od terminu złożenia oferty;
- O wyborze do realizacji oferty najkorzystniejszej Udzielający zamówienie zawiadomi wszystkich Oferentów poprzez umieszczenie informacji na stronie https://www.spzoz.wroc.pl/;
- Udzielający zamówienie pozostawia sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferty w przedmiotowym postępowaniu bez podania przyczyny lub z powodu złożenia ofert, których wartość netto przekracza środki zaplanowane na realizację przedmiotu zamówienia.
XVI. OSOBA UPOWAŻNIONA DO KONTAKTU W SPRAWIE ZAMÓWIENIA
Osoba wyznaczona do kontaktu w sprawie zapytania ofertowego: Adam Konik
tel.: 71 369 90 61
e-mail: akonik@spzoz.wroc.pl
