ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczące wyboru Wykonawcy obsługi plenerowego wydarzenia profilaktyczno-edukacyjnego z zakresu zdrowia psychicznego w formie Pikniku z grami planszowymi pn. „Wygraj zdrowie psychiczne - spotkanie z grami planszowymi dla całej rodziny” w ramach projektu pn. „Program zintegrowanych działań zdrowotnych, społecznych i socjalnych w procesie zdrowienia osób z doświadczeniem choroby psychicznej etap II”.

 

Termin składania ofert - 04.09.2023 r.

 

I. ZAMAWIAJĄCY

Wrocławskie Centrum Zdrowia Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000062603, adres: ul. Podróżnicza 26/28, 53-208
Wrocław, NIP: 8942460800, REGON: 000313331, BDO 000117707,

II. TRYB POSTĘPOWANIA

Niniejsze postępowanie prowadzone jest z zachowaniem konkurencyjności wymaganej przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, określonej w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, bez zastosowania procedur określonych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych.
Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania będzie wykonane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji równego traktowania wykonawców.
Projekt realizowany jest w ramach Działania 4.1 Innowacje społeczne, Osi priorytetowej: IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

CPV: 98300000-6 Różne usługi

• Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie:

Podmiotu do realizacji plenerowego wydarzenia profilaktycznego z zakresu zdrowia psychicznego w formie Pikniku z grami planszowymi pn. „Wygraj zdrowie psychiczne - spotkanie z grami planszowymi dla całej rodziny”  połączonych ze stoiskiem edukacyjnym z zakresu profilaktyki i promocji zdrowia psychicznego w dniu 09 września na terenie parku Zachodniego w okolicach Osiedla Kozanów we Wrocławiu.

Ramowy program wydarzenia:  

- w dniu wydarzenia w godzinach 9.30-10.45 przygotowanie terenu do organizacji wydarzenia, w tym rozstawienie strefy z grami planszowymi (namioty, stoły, krzesła), rozstawienie strefy animacyjnej dla dzieci oraz strefy sportowej,

- w godzinach 11:00-15:00 przeprowadzenie Wydarzenia w tym: zapewnienie animatorów do tłumaczenia przepisów i zasad gier planszowych, zapewnienie animatorów czuwających nad strefą animacji i strefą sportową,

- w godzinach 15:00-16:30 demontaż infrastruktury potrzebnej do zrealizowania zadania,

- w trakcie całego wydarzenia czuwanie nad bezpiecznym i odpowiednim przebiegiem.

 

IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

• 09.2023 r. (sobota) w godzinach 11:00–15:00 – teren parku Zachodniego
  w okolicach Osiedla Kozanów we Wrocławiu.

• Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji umowy na skutek wystąpienia okoliczności niezależnych i niezawinionych przez Zamawiającego .
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany programu wydarzenia.

V. ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA: 

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają:

• wiedzę, umiejętności i doświadczenie w zakresie realizacji festiwali gier planszowy,

• sytuację ekonomiczną i finansową zapewniającą terminowe i zgodne z wymaganiami wykonanie zamówienia,
• niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny do wykonania zamówienia,
• dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, jeżeli są wymagane przepisami prawa.

Zadania Wykonawcy:

• Zaproponowanie i przedstawienie szczegółowego programu wydarzenia, a następnie realizacja poszczególnych jego elementów;
• Zapewnienie wszystkich niezbędnych formalności w zakresie zajęcia terenu na potrzeby realizacji wydarzenia;
• Przygotowanie terenu pod realizację Wydarzenia;
• Rozstawienie minimum 4 namiotów ekspresowych o wym. 3x3 m;
• Rozstawienie minimum 10 kpl. stołów i 50 krzeseł jako miejsce dla graczy – uczestników wydarzenia;
• Zapewnienie nagłośnienia plenerowego (głośnik i minimum 2 mikrofony w tym jeden bezprzewodowy);
• Zapewnienie strefy animacyjnej pod namiotem typu „gwiazda” z wielkogabarytowymi klockami i kształtkami dla dzieci uczestniczących w wydarzeniu;
• Zapewnienie strefy sportowo-rekreacyjnej zawierającej sprzęt sportowy (badmintony, turnballe, łuki) oraz leżaki (minimum 50 sztuk) dla uczestników wydarzenia;
• Przedstawienie listy 1000 tytułów gier, z czego Zamawiający wybierze 350 pozycji do udostępnienia uczestnikom wydarzenia;
• Zapewnienie minimum 10 osób obsługi (animatorzy gier planszowych) znających zasady gier, którzy podczas wydarzenia będą służyć pomocą i tłumaczyć zasady uczestnikom wydarzenia;
• Zapewnienie obsługi strefy animacyjnej oraz strefy sportowej;
• Zapewnienie koordynatora wydarzenia z minimum pięcioletnim doświadczeniem w zakresie organizacji festiwali gier planszowych;
• Przygotowanie projektów graficznych i wydruk niezbędnych materiałów do przeprowadzenia wydarzenia;
• Zapewnienie transportu niezbędnych materiałów do przeprowadzenia wydarzenia;
• Zapewnienie obsługi technicznej (minimum 4 osób) do realizacji wydarzenia w tym w szczególności do rozłożenia sprzętów technicznych;
• Zapewnienie minimum dwóch osób do pilnowania porządku podczas wydarzenia;
• Zapewnienie toalet na terenie wydarzenia;
• Zapewnienie zabezpieczenia medycznego podczas wydarzenia;
• Zapewnienie sprzątania i wywozu śmieci, pozostawienie porządku na terenie wydarzenia po jego zakończeniu;
• Przygotowanie stanowiska edukacyjnego z zakresu profilaktyki i promocji zdrowia psychicznego, w którym uczestnicy wydarzenia będą mogli uzyskać informację o kompleksowej pomocy dotyczącej poprawy jakości działań w obszarze zdrowia psychicznego.

Wynagrodzenie Wykonawcy zawiera wszystkie koszty związane z realizacją zadania.

 

VI. WARUNKI WSPÓŁPRACY:

• Współpraca z Wykonawcą, który zostanie wybrany w ramach niniejszego postępowania odbywać się będzie w oparciu o umowę cywilno-prawną lub rachunek (działalność gospodarcza).
• Zamawiający zapłaci wynagrodzenie zgodne z ofertą Wykonawcy w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionego rachunku/ faktury na podstawie podpisanego protokołu zdawczo/ odbiorczego.

VII. WARUNKI ZMIANY UMOWY

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy o udzielenie zamówienia w następujących okolicznościach:

• warunki oraz termin płatności, w szczególności w przypadku konieczności uwzględnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy o udzielenie zamówienia, jak również w przypadku gdy ze względu na interes Zamawiającego zmiana warunków oraz terminu płatności jest konieczna;
• sposób wykonania przedmiotu zamówienia, w szczególności gdy zmiana sposobu realizacji zamówienia wynika ze zmian w obowiązujących przepisach prawa bądź wytycznych mających wpływ na wykonanie zamówienia;
• zmiana terminu realizacji zamówienia, jeżeli z przyczyn organizacyjnych nie będzie możliwości przeprowadzenia usługi w założonym terminie;
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji (bez konsekwencji finansowych) z realizacji zamówienia;
• w przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy, Zamawiający podpisze umowę z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał najwyższą liczbę punktów.

VIII. LISTA DOKUMENTÓW/ OŚWIADCZEŃ WYMAGANYCH OD PRZYJMUJĄCEGO ZAMÓWIENIE:

1. formularz oferty - na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
2. oświadczenie dotyczące spełnienia warunków udziału lub oświadczenie o rekomendowanych osobach w przypadku oferty składanej przez firmę, która wyznacza osobę do realizacji zamówienia - na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;
3. oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania ofertowego;

IX. INFORMACJE O WYKLUCZENIU Z POSTĘPOWANIA:

Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym (Liderem i Partnerem projektu) osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
  w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia
  w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
• z udziału w postępowaniu wyłączone są również osoby będące pracownikami Lidera
  i Partnerów projektu (Zamawiającego i/lub jego Partnerów).

W związku z powyższym Wykonawca zobowiązany jest do podpisania stosowanego oświadczenia, określonego w załączniku nr 4 do zapytania  ofertowego. Wykonawcy, którzy nie podpiszą w/w oświadczenia zostaną odrzuceni.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

XI. MIEJSCE, SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT

• Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie oznakowanej w następujący sposób:

OFERTA - ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru Wykonawcy obsługi plenerowego wydarzenia profilaktyczno-edukacyjnego z zakresu zdrowia psychicznego w formie Pikniku z grami planszowymi pn. „Wygraj zdrowie psychiczne - spotkanie z grami planszowymi dla całej rodziny” w ramach projektu pn. „Program zintegrowanych działań zdrowotnych, społecznych i socjalnych w procesie zdrowienia osób z doświadczeniem choroby psychicznej etap II”.

 

Oferty należy składać w siedzibie jednostki Zamawiającego, w rejestracji pod adresem:
Centrum Zdrowia Psychicznego
ul. Aleksandra Ostrowskiego 13 C
53-238 Wrocław

do dnia 04.09.2023;

mailowo na adres: akonik@spzoz.wroc.pl

lub pocztą tradycyjną na adres Centrum zdrowia Psychicznego, ul. Aleksandra Ostrowskiego 13 C, 53-238 Wrocław (obowiązującą będzie data wpływu).

• Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji (wraz z upoważnieniem jeśli dotyczy), strony oferty powinny być ponumerowane. Złożenie oferty po terminie oraz w innej formie skutkować będzie jej odrzuceniem. Oferty niekompletne nie będą podlegały ocenie. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Oferent. Zamawiający zastrzega możliwość wezwania Oferenta do uzupełnienia braków formalnych w ofercie.

Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Udzielającego zamówienie w dniu 05.09.2023 o godzinie 9:00.

XII. OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

• Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na złożenie ofert o takiej samej cenie podanej przez Oferenta, Zamawiający wezwie Oferentów do złożenia ofert dodatkowych w terminie wskazanym przez Zamawiającego. Oferenci w składanych ofertach dodatkowych nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w wyjściowych ofertach.
• O wyborze do realizacji oferty najkorzystniejszej Zamawiający zawiadomi wszystkich Oferentów poprzez umieszczenie informacji na stronie https://www.spzoz.wroc.pl/
  w zakładce bip/zamowienia-publiczne/zapytania-ofertowe.
• Oferent przed upływem terminu złożenia oferty może zmienić lub wycofać swoją ofertę składając pisemne oświadczenie. Oferta wycofana nie będzie rozpatrywana.
• W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących złożonej oferty.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia dalszych negocjacji z wybranymi Oferentami, także cenowych w przypadku złożenia oferty na cenę wyższą niż przewidziana w budżecie projektu.
• Ocenie merytorycznej podlegają tylko oferty spełniające kryteria formalno- merytoryczne. W przypadku braku załączonych do Oferty wymaganych niniejszym zapytaniem ofertowym dokumentów, Zamawiający ofertę odrzuca.

XIII. WARUNKI UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia/ anulowania postępowania w każdym momencie bez podania przyczyny.

XIV. KRYTERIA WYBORU OFERTY

Ocena nastąpi na podstawie wypełnionego formularza oferty.

Kryteria wyboru oferty:

1. Cena- 100%
   powinna być podana w złotych wraz ze wszystkimi należnymi podatkami i obciążeniami. Punkty przyznawane za kryterium „cena” będą liczone wg następującego wzoru:
   C= (Cmin:Cb)x100
   C- liczba punktów przyznana danej ofercie,
   Cmin- najniższa cena spośród ważnych ofert,
   Cb- cena obliczona badanej oferty
   Maksymalna liczba punktów do uzyskania przez Oferenta w kryterium „cena” wynosi 100. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

XV. DODATKOWE INFORMACJE

• W ramach zamówienia nie istnieje możliwość składania ofert częściowych/ wariantowych;
• Oferent zobowiązany jest ofertą przez okres 30 dni od terminu złożenia oferty;
• O wyborze do realizacji oferty najkorzystniejszej Zamawiający zawiadomi wszystkich Oferentów poprzez umieszczenie informacji na stronie  https://www.spzoz.wroc.pl/;
• Zamawiający pozostawia sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferty w przedmiotowym postępowaniu bez podania przyczyny lub z powodu złożenia ofert, których wartość netto przekracza środki zaplanowane na realizację przedmiotu zamówienia.

 

XVI. OSOBA UPOWAŻNIONA DO KONTAKTU W SPRAWIE ZAMÓWIENIA

Osoba wyznaczona do kontaktu w sprawie zapytania ofertowego: Adam Konik
tel.: 71 369 90 61
e-mail: akonik@spzoz.wroc.pl